Hey, ich bin Amal. Im August 2021 begann ich meine Ausbildung zur Kauffrau für Spedition und Logistikdienstleistungen bei Hermes und der Export war die erste Abteilung, in die ich reinschnuppern durfte. Im Folgenden berichte ich von meinen täglichen Aufgaben und zeige euch einen Einblick in meine Arbeit.
Die Abfertigung im Export beginnt in der Regel mit dem Auftrag einer unserer Partner im Ausland, unserer Verkäufer oder des PMA-Teams (Product Manager Airfreight). Sobald uns ein Auftrag erreicht, kommen wir ins Spiel und nehmen zum Absender Kontakt auf. Hierzu senden wir eine Mail an den Absender, um alle relevanten Sendungsdaten und Dokumente anzufragen. Zusätzlich lassen wir uns vom Versender bestätigen, ob die Ware Gefahrgut im Sinne der IATA (International Air Transport Association) enthält oder nicht. Für Gefahrgutsendungen gelten andere Richtlinien und zusätzliche Sicherungsmaßnahmen, die durchgeführt werden müssen. Ebenso muss der Sachbearbeiter, der die Sendung abfertigt, im Besitz eines gültigen Schulungsnachweises sein, um Gefahrgut zu erkennen.
Zwischenzeitlich sollte überprüft werden, ob der Versender ein bekannter Versender ist und ob ein gültiger Eintrag vorliegt. Ist dies der Fall, muss die Sendung nicht zusätzlichen Sicherungsmaßnahmen unterzogen werden und gilt bereits als “sicher”, da “bekannte Versender” alle erforderlichen Vorschriften einhalten. Den Status erhalten sie vom LBA (Luftfahrtbundesamt). Ist dies nicht der Fall, fordern wir eine Enthaftungserklärung vom Versender an.
Eine Enthaftungserklärung dient dazu, im Falle eines Dunkelalarms schnell handeln zu können. Ein Dunkelalarm wird durch eine zu hohe Dichte der Inhalte/Flüssigkeiten ausgelöst und muss somit geöffnet werden, um den Inhalt mit anderen Sicherungsmaßnahmen zu überprüfen. Weitere Sicherungsmaßnahmen können z. B. Sniffen und Handsearch sein.
Mit der unterschriebenen Enthaftungserklärung bestätigt uns der Versender, dass das Packstück bei der gesetzlich festgelegten Untersuchung nach Sprengstoff geöffnet werden darf.
Im nächsten Schritt prüfen wir für die Ausfuhr den Warenwert und das Gewicht der Sendung. Liegt der Warenwert über 1.000 € oder das Gewicht über 1.000 kg ist ein ABD (Ausfuhrbegleitdokument) verpflichtend. Man unterscheidet zwischen dem einstufigen und zweistufigen Verfahren. Das einstufige Ausfuhrverfahren ermöglicht dem Anmelder seine Ware, die einen Warenwert zwischen 1.000€ – 3.000€ hat, die Ware direkt bei der Ausgangszollstelle zu gestellen und die Ausfuhranmeldung dorthin elektronisch zu übermitteln. Beim zweistufigen Ausfuhrverfahren wird zuerst eine elektronische Ausfuhranmeldung bei der Ausfuhrzollstelle eingereicht. Nach Prüfung und Gestellung erhält der Anmelder das ABD und die Ware wird in das Ausfuhrverfahren überführt. Die Ausfuhrzollstelle übermittelt die elektronischen Daten an die Ausgangszollstelle.
Liegt der Warenwert oder das Gewicht unter 1.000 € / 1.000 kg, reicht eine mündliche Zollanmeldung. Die Handelsrechnung und der Luftfrachtbrief (AWB) werden dem Zoll vorgelegt und anschließend gestempelt (Art. 137).
Der Zoll wird über die Ausfuhr der Waren elektronisch informiert und es wird ihm die Möglichkeit geboten, sich die Ware während der angegebenen Gestellungszeit anzuschauen. Sofern der Zoll keine Einwände hat, erhalten wir die MRN (Master Reference Number) auf unserem Ausfuhrbegleitdokument.
Die Abholung einer Sendung wird eingeplant und am Abholtag wird die Ausgangserlaubnis generiert. Der Zoll erhält die Information, dass sich die Sendung in unserem Lager befindet. Die Rückstellungen für den Vorlauf und die Sicherungsmaßnahmen (X-Ray, Handling) müssen zeitnah für jede Sendung erstellt werden. Ebenso muss die Abrechnung spätestens nach Abflug an den Kunden oder Agenten vorgenommen werden.
Rückstellungen sind Beträge, die wir für Dienstleistungen von externen Unternehmern bezahlen müssen.
Back-to-back / B2B (Direktflug)
Bei diesem Vorgang wird ein Flug gebucht. Der AWB muss die IATA-Rate enthalten, um mit dem Carrier die Abrechnung vornehmen zu können. Für einen B2B benötigen wir immer MAWB-Instruktionen von unserem Partnerspediteur im Ausland und einen Notify (Meldeadresse) vom Empfänger. Somit kann der Empfänger oder der Empfangsspediteur über die Ankunft der Ware rechtzeitig informiert werden.
Consolsendungen (Sammelverkehr)
Es werden verschiedene Sendungen zusammengefasst, im Lager zwischengelagert und anschließend gemeinsam zum Empfangsland geflogen. Unsere Partnerspediteure im Ausland nehmen die Sendungen in Empfang und organisieren den Nachlauf.
Kuriersendungen
Es ist auch möglich, kleinere Packstücke oder Dokumente international zu versenden. Auch hier werden wieder alle Sendungsdaten wie Abmessungen, Packstückanzahl, Absender und Empfänger etc. benötigt. Als Sendungsreferenz nehmen wir die Positionsnummer, um die Sendung für die Abrechnung einordnen zu können.
Abflugcheck
Nach Abflug der Sendung wird täglich anhand unseres Abflugchecks der Status der Sendung so lange geprüft, bis diese im Empfangsland angekommen ist. Der Abflugcheck ist wichtig, um mögliche Verspätungen oder Komplikationen im Auge zu behalten.
Mein Fazit
Die Zeit, die ich im Export verbracht habe, hat mir besonders viel Spaß gemacht. Mit meinen Kollegen habe ich mich ebenfalls besonders gut verstanden und die Arbeit hat mir sehr gefallen. Ich bin froh, dass ich etliche Erfahrungen im Export sammeln konnte.
